Outil métier

La gestionde patientèle

Un seul outil remplace l'agenda papier, le téléphone pour les prises de rendez-vous, le carnet de factures et les relances à la main.

Client
Emmanuelle Audard, psychologue clinicienne
Activité
Cabinet de psychologie
Lieu
France
Année
2026
Voir le site
L'agenda du back-office du cabinet, en vue semaine

Le téléphone servait à prendre les rendez-vous.Il sert maintenant à parler aux gens.

9écrans de back-office
17modèles de courriels automatiques
La veillele rappel part tout seul
Francehébergement des données

Le problème

Un cabinet libéral, seule aux commandes : l'agenda sur papier, les rendez-vous pris entre deux séances, les factures écrites à la main, les attestations réclamées par courriel.

Chaque tâche est petite. Mises bout à bout, elles prennent une demi-journée par semaine, et ce sont les absences non prévenues qui coûtent le plus cher.

01

Le patient réserve seul

Il crée son compte, vérifie son adresse, puis attend votre validation : personne ne réserve un créneau sans que vous l'ayez accepté.

Ensuite, seuls vos créneaux réellement libres apparaissent, semaine par semaine. Pour une visio, le paiement est demandé immédiatement et la réservation n'est confirmée qu'une fois encaissée.

L'inscription, avec un mot de présentation facultatif.
Le tableau de bord du patient : le prochain rendez-vous en premier.
Le choix du créneau, filtrable par type de séance.
Tout fonctionne sur téléphone, et s'installe comme une application.
02

Il gère ses rendez-vous, ses factures, ses papiers

Annuler plus de 48 h avant déclenche le remboursement automatique. Demander un report, vous l'acceptez, le refusez ou proposez autre chose. Ajouter la séance à son agenda tient en un clic.

Chaque séance payée génère une facture numérotée, téléchargeable. L'attestation se demande depuis l'espace et s'émet d'un clic.

Ses rendez-vous, leur statut de paiement, et ce qu'il peut en faire.
Ses factures, numérotées et téléchargeables.
La facture en PDF, avec la mention de TVA non applicable.
Ses attestations, demandées depuis son espace.
Export de ses données et suppression de compte, sans démarche par courriel.
03

L'agenda de la praticienne

Vue jour, semaine ou mois, un code couleur par type de séance, et des raccourcis clavier. Une palette de recherche retrouve un patient ou une date sans quitter l'agenda.

Les disponibilités se créent en une fois : vous décrivez votre semaine type, la plateforme pose tous les créneaux. Les créneaux déjà existants sont ignorés, pas de doublon.

L'agenda en vue semaine, avec le mode de consultation par couleur.
Le générateur : une semaine type, et tous les créneaux sont posés.
Un rendez-vous : honoré, absent, annulé, et deux niveaux de notes privées.
La recherche rapide, au clavier, sans quitter l'agenda.
04

Les patients, l'argent, les chiffres

Les demandes d'inscription en haut, à valider ou refuser, puis toute la patientèle. Un patient pris par téléphone se crée à la volée depuis l'agenda.

Un tarif différent pour un patient se date, s'historise avec son motif et s'applique tout seul aux prochaines réservations. Le remboursement se fait en un clic, total ou partiel, et génère l'avoir rattaché à la facture d'origine.

Les demandes en attente, puis la patientèle et sa note interne.
Les demandes de report : accepter, refuser, ou proposer un autre créneau.
Les tarifs personnalisés, datés et historisés.
Les paiements et le remboursement en un clic.
Les statistiques : absentéisme, patients actifs, évolution sur douze mois.
05

Reprendre l'existant, et être prévenue

L'agenda Apple s'exporte et se dépose ici. L'aperçu montre, avant tout enregistrement, les rendez-vous détectés, les patients reconnus, ceux à créer, et les événements suspects à décocher.

Inscriptions, reports, attestations, paiements, annulations : tout arrive dans le centre de notifications.

L'aperçu de l'import : rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé.
Le centre de notifications, avec sa pastille de non-lus.
Un des dix-sept courriels, aux couleurs du cabinet.

Ce qui se fait tout seul

01

Toutes les heures : les rendez-vous passés basculent en « honoré ».

02

À 18 h : le rappel de la veille au patient, par courriel et par SMS s'il l'a accepté, plus le récapitulatif du lendemain à la praticienne.

03

À 3 h : la réconciliation bancaire, qui détecte les paiements orphelins.

04

À 4 h : la purge des notifications de plus d'un mois.

Dix-sept modèles de courriels couvrent tout le cycle, de la vérification d'adresse à l'attestation disponible.

Ce qui protège

Sessions par cookie sécurisé, double authentification sur le compte administrateur, mots de passe hachés en Argon2id et vérifiés contre les fuites connues, limitation des tentatives.

Un journal d'audit horodate chaque action sensible du back-office. Les webhooks de paiement sont signés et traités une seule fois.

Hébergement en France. Aucune note clinique n'est visible du patient, aucun contenu de séance ne transite par un service tiers, et le registre des traitements est tenu avec le projet.

Sous le capot

Interface
React 19 et TypeScript strict, Tailwind, FullCalendar
Serveur
Symfony 7 (PHP 8.3), PostgreSQL 16
Paiement
Stripe Checkout, webhooks signés, remboursements et avoirs
Visio
Jitsi Meet, salle générée par rendez-vous
Courriel et SMS
Brevo, domaine authentifié (SPF, DKIM, DMARC)
PDF
Gotenberg, avec repli local
Qualité
Analyse statique au niveau maximal, tests automatisés, intégration continue

Ce que l'outil ne fait pas

Il ne remplace pas un dossier patient informatisé : les notes de séance restent des notes, volontairement légères et jamais partagées.

Il ne se branche pas sur les annuaires de prise de rendez-vous du marché. C'est le choix inverse : la patientèle et son historique restent au cabinet.

Le vôtre ne ressemblera pas à celui-là.

C'est bien le but. Racontez-nous votre façon de travailler, nous vous dirons par quoi commencer.

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